1. ระบบ VOC หรือ Voice of Customer นี้เป็นช่องทางหนึ่งที่จัดทำขึ้นเพื่อรับฟังเสียงจากผู้รับบริการทั้งภายในและภายนอก เพื่อนำมาใช้ในการพัฒนาด้านการบริการให้มีมาตรฐาน และตรงตามความต้องการของผู้รับบริการให้มากยิ่งขึ้น
2. การแจ้งข้อร้องเรียนหรือปัญหาในการเข้ารับบริการ มีความจำเป็นที่จะต้องทราบข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญเบื้องต้น เช่น ชื่อ-นามสกุล อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ ข้อเท็จจริงที่พบปัญหา วันเวลาที่เกิดเหตุการณ์ เพื่อประโยชน์ในการติดต่อกลับ และเพื่อให้การตรวจสอบหรือแก้ไขปัญหาแก่ผู้รับบริการทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
3. ข้อความที่ใช้ควรเป็นถ้อยคำที่สุภาพ โดยใช้ภาษาทางราชการอย่างถูกต้อง
4. หากผู้ร้องเรียนจงใจให้ข้อมูลที่เป็นเท็จ หากข้อร้องเรียนเป็นการกลั่นแกล้งกล่าวหาให้ผู้อื่นเสียหาย ท่านอาจถูกดำเนินคดีตามกฎหมาย
5. หากข้อมูลที่ได้รับไม่ครบถ้วนหรือไม่สามารถติดต่อผู้ร้องเรียนได้เนื่องจากไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล ทางโรงพยาบาลขอไม่พิจารณารับข้อร้องเรียนดังกล่าว แต่ถ้าเป็นการเสนอแนะทางโรงพยาบาลยินดีจะนำข้อมูลที่ได้มาปรับปรุง พัฒนาการบริการให้ดียิ่งขี้น
6. หลังจากที่ระบบได้รับเรื่องจากผู้ร้องเรียนแล้ว ข้อมูลผู้ร้องเรียนจะถูกปิดเป็นความลับ ทางโรงพยาบาลจะดำเนินการรายงานข้อร้องเรียนและข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงและพัฒนาหน่วยงานเท่านั้น เว้นแต่ผู้ร้องเรียนยินยอมให้เปิดเผยข้อมูล ถ้ามีข้อมูลครบถ้วนที่สามารถติดต่อได้ ทางเจ้าหน้าที่จะดำเนินการแจ้งความก้าวหน้าในการดำเนินการต่อไป